Strona główna / Kariera i finanse / Jak zorganizować idealną konferencję?
Jak zorganizować idealną konferencję?

Jak zorganizować idealną konferencję?

Organizacja konferencji to duże wyzwanie, zarówno w kontekście umiejętności logistyczno-organizacyjnych, jak i pod względem kreatywności. Jak zorganizować idealną konferencję? Co warto wiedzieć?

Organizacja konferencji – harmonogram działań

Przygotowania do konferencji, w zależności od charakteru i skali mogą obejmować czas od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Jak zaplanować poszczególne etapy organizacji? Co warto wiedzieć, by uniknąć wpadki w postaci słabej frekwencji, nieatrakcyjnego programu lub niezadowolenia uczestników? Jak zorganizować idealną konferencję?

  • Krok 1 – Wybierz termin i przemyśl koncepcję wydarzenia
  • Krok 2 – Określ profil uczestników konferencji, ich liczbę oraz zastanów się, jakich prelegentów chcesz zaprosić
  • Krok 3 – Opracuj harmonogram działań zespołu organizacyjnego
  • Krok 4 – Opracuj program konferencji i wybierz odpowiednie miejsce na to wydarzenie
  • Krok 5 – Opracuj kosztorys przedsięwzięcia, powysyłaj zapytania ofertowe i wybierz podwykonawców
  • Krok 6 – Opracuj kampanię reklamową, a także inne kwestie, takie jak gadżety dla uczestników, catering oraz sposób nadsyłania i potwierdzania zgłoszeń
  • Krok 7 – Skontaktuj się z prelegentami i ich potwierdź
  • Krok 8 – Przygotuj listę kontaktów, zarówno osób pracujących przy organizacji, jak i uczestników oraz prelegentów
  • Krok 9 – Nadzoruj spokojnie przebieg wydarzenia
  • Krok 10 – Zadbaj o informację zwrotną i zorganizuj jeszcze lepszą konferencję w przyszłości!

Jak zorganizować idealną konferencję? Przyłóż dużą wagę do miejsca wydarzenia!

Jednym z najważniejszych elementów konferencji, poza datą wydarzenia i jego charakterem, jest odpowiednia lokalizacja. Zanim wybierzesz odpowiedni obiekt do zorganizowania konferencji, przeanalizuj swoje potrzeby. Elementy, na które warto zwrócić uwagę, to:

  • Ilość dostępnych sal i warunki techniczne (nagłośnienie, oświetlenie)
  • Ilość miejsc noclegowych
  • Dodatkowe atrakcje na obiekcie (kawiarnia, strefa SPA, strefa cateringowa, strefa posterów)
  • Warunki do zorganizowania plenarnych atrakcji

Jak zorganizować idealną konferencję? Zadbaj o upominki dla swoich gości!

Bardzo ważnym elementem konferencji są symboliczne gadżety dla uczestników wydarzenia. Materiały promocyjne i upominki warto opakować w eleganckie kartonowe spersonalizowane opakowania (z języka hiszpańskiego: cajas carton personalizadas), by nadać im wyjątkowy charakter. Na takim pudełku mogą się znaleźć logotypy konferencji oraz jej partnerów i patronów medialnych.

Sprawdź także

Luksusowe hotele - jak znaleźć tani nocleg?

Luksusowe hotele – jak znaleźć tani nocleg?

W dzisiejszym artykule podpowiadamy, jak znaleźć tani nocleg. Jeśli marzy Wam się wyjazd we dwoje …

Borelioza - jak się przed nią uchronić?

Borelioza – jak się przed nią uchronić?

Borelioza to schorzenie pochodzące od bakterii Borreliaburgdorferi. Jak wiadomo do jej przenoszenia przyczyniają się kleszcze, a …